Benedictijns timemanagement

Aan het einde van jouw dag ook wel eens een ontevreden gevoel? Die ene klus duurde veel langer dan je dacht. Je werd steeds afgeleid. Dat wat je gedaan wilde hebben is niet af en je vraagt je af wanneer je het wel kunt oppakken.

Klok

Worstelen met tijd is niet nieuw, sterker nog de heilige Benedictus (die leefde van 480 tot 547 na Christus) schreef voor het leven in zijn kloosters de Regela Benedicti waarin een afgewogen ritme van bidden, werken en rusten centraal stond. Hij geloofde in het heilzame effect van een vast dagritme met een goede balans tussen ontspanning, inspanning en beschouwing. En doordat de monniken zich niet meer druk hoefden te maken over wanneer welke taken gedaan moesten worden konden zij effectiever en ontspannen werken en zich volledig verbinden met dat wat ze op dat moment aan het doen waren.


De monniken dienden dus te leven naar de klok. Dat houdt in direct gehoor geven aan wat je te doen staat, dat de volle aandacht geven, die aandacht rustig en waardig laten zijn en je in feite niet bekommeren over het afkrijgen van de bezigheid. Als de klok aangeeft dat de tijd om is, richt je je met dezelfde houding op de volgende bezigheid.

En wie wil dat niet, werken vanuit verbondenheid waarbij er aandacht en rust is voor de taak die nu voor je ligt. Het benedictijns leven naar de klok kan ons daarbij helpen.

De kunst van ‘het beginnen’

Sommige klussen laat je langer liggen dan andere. Uitstelgedrag is vast voor iedereen herkenbaar. Maar ook herkenbaar is dat uitstellen vaak achterstanden en eigen ongemak veroorzaakt. Alles wat je aandacht geeft groeit (dus ook negatieve aandacht). Na 2 weken uitstel is de klus in je gedachten inmiddels gegroeid tot een halve dag werk terwijl het je misschien maar een uurtje kost. In eerste instantie is het belangrijk te achterhalen wat die weerstand veroorzaakt. Wellicht is er iets wat de weerstand kan verminderen. Maar de kunst van het beginnen onder de knie krijgen kan je ook helpen. Hoe doet je dat?

  • Maak voor taken een planning met begin- en eindtijdstip.
  • Houd de afstand tussen appel en respons zo klein mogelijk (de klok!).
  • Kom in beweging en doe wat er gedaan moet worden je hebt je eraan verbonden. Stabilitas!
  • Maak taken klein (knip ze op in subtaken) en concreet: kleine concrete doelen zijn makkelijker te realiseren en dus makkelijker om mee te beginnen.

De kunst van ‘het aandachtig werken tussen beginnen en ophouden’

Een taak met aandacht uitvoeren zorgt voor verbinding met dat wat je aan het doen bent. Hierdoor doe je tegelijk aan kwaliteitsverbetering. Steeds vaker worden we echter afgeleid en werken niet met aandacht. We zijn permanent bereikbaar en proberen veel dingen tegelijk te doen (multitasking kost uiteindelijk meer tijd). Daarbij zijn we zelf ook vaak ons eigen stoorzender: onze gedachten dwalen maar wat vaak af naar verleden of toekomst. Of onze oordelen zitten ons in de weg om echt aandachtig te luisteren.
Hoe kun je je nu zo min mogelijk laten afleiden door jezelf of anderen.

  • Zet je telefoon en e-mailmelder uit.
  • Maak een planning van je werkzaamheden (zodat je gedachten over wanneer wat te doen je niet van het werk kunnen houden). Neem in deze planning ook het afhandelen van e-mail en telefoontjes op, maar ook de activiteit ‘plannen ’.
  • Geef aan wanneer je weer bereikbaar bent (op kantoren kunnen vragenuurtjes er voor zorgen dat je elkaar allemaal minder van het werk houdt).
  • Maak een bewuste keuze voor waar je gaat werken (je taak uitvoert).
  • Doe wat je beloofd hebt, creëer duidelijke verwachtingen. Dit voorkomt nieuwe vragen die je kunnen storen in jouw werkzaamheden.
  • Obedientia!

De kunst van ‘het ophouden’

Hoe lastig is het om te stoppen met dat wat je aan het doen bent? Als je eenmaal geconcentreerd bezig bent en je zit in een flow is er niets vervelender dan afscheid te moeten nemen. Waarom dan toch stoppen met iets dat je een goed gevoel oplevert? Bewust ophouden werkt louterend en bevredigend. Je werkt meer gefocust, doordat je weet dat je op een bepaald moment weer ophoudt met die taak. Gevolg is dat je effectiever en met meer plezier werkt. Daarbij voorkom je dat je uiteindelijk toch te lang doorgaat en uitgeblust raakt. Maar hoe doe je dat nou?

  • Maak voor taken een planning met begin- en eindtijdstip (zet bijvoorbeeld een wekker die je herinnert aan je eindtijd). Neem voor het afronden van de taak de tijd.
  • Ontwikkel een stopritueel, ruim alle spullen op die met die taak te maken hebben, plan een vervolgmoment wanneer de taak niet af is. Maar laat ook psychisch los; kijk even terug naar wat je bereikt hebt en schrijf op dat wat je nu nog bezighoudt zodat je dat er de volgende keer bij kunt pakken.
  • En vergeet niet: de belangrijkste reden om op te houden is om het andere met de juiste houding te beginnen!

En is dan nu alles ineens anders? Dat werkt niet volgens Benedictus. De monniken legden niet voor niets de gelofte Conversatio Morum af. Dagelijks verbetermanagement met kleine haalbare dingen kan ook ons helpen.

Bij het schrijven van dit stuk werd ik weer eens pijnlijk met mijn neus op de kunst van het stoppen gedrukt. Ik had vooraf bedacht hoe laat ik wilde stoppen. Toen het klokje riep was ik eigenlijk pas halverwege. Nu stoppen kan niet, want de deadline nadert. Dit keer lag het aan mijn eigen planning, ik doe er nu eenmaal langer over dan gedacht. Hoe voorkom ik dit nu een volgende keer? Meer tijd plannen (meten is weten) en het kan me ook helpen als ik dit vooraf opgeknipt had. Gisteren de inleiding en deel 1 en vandaag deel 2 en het slot.

Wat probeer je morgen eens uit?
Ik wens je succes!

Ingrid Hermans is aangesloten bij de organisatie Het Betere Werken. Ze geeft trainingen en biedt individuele begeleiding aan mensen met vragen die gaan over o.a. het organiseren van het werk maar ook bijvoorbeeld over het aanbrengen van balans in werk en privé. Benedictijns timemanagement is een van de trainingen die zij hiervoor aanbiedt.

Geplaatst door Ingrid Hermans op 29 december 2015