Benedictijns timemanagement, juist in de 21ste eeuw actueel
door Willeke
Plannen op zijn Benedictijns
Met veel plezier en nieuwsgierigheid had ik me opgegeven voor de workshop Benedictijns timemanagement. Een cadeautje van Helen aan haar cursisten ter ere van het zestien jarig bestaan van Vol-ledig (29 februari 2012). Een mooier gebaar had Helen wat mij betreft niet kunnen bedenken.
Met veel genoegen (en aandacht!) heb ik dan ook geluisterd naar wat Ingrid Hermans de volle zaal te vertellen had over Benedictijns Time Management. Hieronder een impressie van de workshop en mijn gedachten daarbij.
Doen met aandacht
Benedictijns timemanagement geeft inzichten in hoe je je werkdag zo kunt inrichten dat alles wat aandacht verdient, dat ook werkelijk van je krijgt. En zo wordt je werk een dagelijkse bron van plezier en kracht. Kortom: je doet iets met je volledige aandacht. Wie kent het niet: het is soms best een opgave om iedere dag alles en iedereen maar de aandacht te geven die nodig is en daarbij ook nog eens jezelf niet te vergeten. Ik zit nog maar kort op qigong en wat ik leer voelt erg goed aan. Toch vind ik lastig om het geleerde in mijn dagelijkse leven toe te passen. Juist doordat de inspanning soms de ontspanning overschaduwt. Of omdat ik er gewoon niet aan denk.
Balans tussen inspanning en ontspannen
Ingrid laat ons opschrijven wat een ‘goede’ en wat een ‘slechte’ dag voor ons is. Dit laat me iets verrassends zien. Het eerste is een gelijkmatige balans tussen in- en ontspanning (telkens twee inspannende activiteiten, afgewisseld door één ontspannende), het tweede is dat ik zowel bij mijn ‘goede’ dag als mijn ‘slechte’ dag dezelfde balans zie. Toch wegen sommige inspanningen kennelijk zo zwaar dat ze er voor zorgen dat het een slechte dag wordt en sommige ontspanningen zijn zo doorslaggevend om er juist een goede dag van te maken. Mijn buurvrouw heeft juist bij een goede dag uitsluitend ontspannende momenten en een slechte voornamelijk inspannende momenten. Iedereen ervaart in- en ontspanning dus duidelijk op een geheel eigen wijze. Voldoende stof om daar mijn gedachten over te laten gaan.
Plannen
Mijn vader zei het vroeger al als ik met hem kluste: meten is weten. Dat geldt kennelijk ook voor Benedictijns timemanagement. Tijd-schrijven is belangrijk, vertelt Ingrid ons. Het geeft je inzicht en daarbij is het de kunst is om je taken zo klein mogelijk te houden. Want dat geeft je rust en plezier. Het is de kunst om je taken zo precies mogelijk in te plannen en je daar dan ook aan te houden. En daar zit wat mij betreft denk ik de crux. Van nature ben ik wel planmatig ingesteld en zit vaak met lijstjes in mijn hoofd van dingen die gedaan ‘moeten’ worden. Maar toch, hoe vaak dient het ene zich al aan als ik nog met het andere bezig ben. Dat komt de aandacht echt niet ten goede, kan ik je zeggen. En je dan ook nog aan de ingeplande tijd houden. Dat is niet niks…
Benedictijns timemanagement
Om Benedictijns timemanagement in de praktijk te kunnen brengen heb je drie vaardigheden nodig: de kunst van het beginnen, de kunst van het stoppen en de kunst van de tijd tussen beginnen en stoppen. Nu is het beginnen voor mij geen probleem. Dat doe ik wel. Mijn achilleshiel zit hem vooral in het stoppen. Want wanneer is iets nu echt af en wanneer neem ik genoegen met het resultaat (er kan toch altijd wel iets verbeterd worden!). Ook op de derde kunst valt voor mij nog wel winst te halen. Privé kan ik hem wel aardig toepassen. Hard werken in de tuin bijvoorbeeld beloon ik wel met een moment van rust, het liefst met een kop thee en een boek in de hangmat in de zon. Maar op mijn werk vind ik dat toch een stuk lastiger. Daar voel ik me toch erg verplicht om direct van de ene (folder)klus door te gaan naar de andere. En op zo’n volle dag komen dan zaken als het opschonen van de mailbox al snel in het gedrang. Stom natuurlijk, want de volgende werkdag loop ik daar natuurlijk meteen tegenaan. Ik raak dan snel het overzicht kwijt. Helemaal doordat ik samen met een collega dezelfde account gebruik en we dagelijks gemiddeld over tientallen folders mail ontvangen.
Plannen op mijn werk
Ik zie dan ook direct toepassingen van Benedictijns timemanagement voor mijn werk. ‘Gewoon’ tijd nemen om de mailbox op te schonen is er eentje van. Daar tijd voor inplannen en er mijn volle aandacht aan geven. Dat moet toch te doen zijn en de winst zal groot zijn. De eerstvolgende werkdag ga ik gelijk aan de slag. En ja, dat inplannen werkt echt goed! Het geeft me meer rust en voldoening. Maar wat is het in de praktijk toch lastig om een vast patroon te doorbreken. Want ja hoor, de tweede dag dacht ik er pas bij het naar huis gaan aan, dat ik tijd had moeten inplannen. Mijn voornemen is nu om morgen direct op mijn werk het opschonen van de mailbox als terugkerende activiteit voor de rest van het jaar in te plannen. Wellicht helpt me dat, want wat vind ik het moeilijk om een vast patroon om te zetten in een ander. Het kost zo veel energie. Ook al weet ik dat dat overgaat, zodra het nieuwe patroon een gewoonte is geworden.
Onvoorzien
Hoewel ik nu ook vaak taken inplan, doe ik dat meer in de grote lijnen, ’s morgens dit en dan ’s middags dat. Het lijkt me lastig om op z’n Benedictijns dat heel nauwkeurig te gaan plannen. het lijkt me heel strak, ook geloof ik wel dat het veel winst met zich mee kan brengen. Gelukkig is het mogelijk om zoiets als een post ‘onvoorzien in te plannen. Dat brengt toch weer wat ruimte en flexibiliteit. Zaken waaraan ik hecht.